Oksa-harrastustoiminnan tietosuojaseloste

1. Rekisterinpitäjä

Knowla Educational Technologies Oy
Y-tunnus: 3477016-9

Tietosuojaa ja henkilötietojen käsittelyä koskevissa kysymyksissä voit olla yhteydessä:

Sähköposti: milla.manualproductions@gmail.com

2. Mitä henkilötietoja keräämme?

Henkilötiedot kerätään osallistujalta tai alaikäisen osallistujan huoltajalta Oksa-harrastustoimintaan ilmoittautumisen yhteydessä verkkosivuillamme olevan Squarespace-lomakkeen kautta.

Ilmoittautumisen yhteydessä kerätään harrastustoiminnan järjestämiseksi tarvittavat tiedot:

  • osallistujan nimi

  • koulu

  • harrastusryhmä

  • huoltajan nimi ja yhteystiedot

Keräämme vain harrastustoiminnan järjestämisen kannalta tarpeellisia henkilötietoja.

3. Mihin henkilötietoja käytetään?

Henkilötietoja käsitellään Oksa-harrastustoiminnan järjestämistä ja toteuttamista varten.

Tietoja käytetään:

  • ilmoittautumisten ja osallistujalistojen hallintaan

  • huoltajien kanssa viestimiseen

  • ohjaajien ja sijaisten tarvitsemien osallistujatietojen saatavuuden varmistamiseen

  • harrastustoiminnan turvalliseen toteuttamiseen

Tietoja ei käytetä markkinointiin.

4. Henkilötietojen käsittelyn peruste

Henkilötietoja käsitellään Oksa-harrastustoimintaan ilmoittautumisen ja harrastustoiminnan järjestämisen perusteella. Osallistujan huoltaja tai muu täysi-ikäinen osallistujasta vastaava henkilö antaa ilmoittautumisen yhteydessä toiminnan järjestämiseksi tarvittavat tiedot.

Harrastuspaikan voi perua milloin tahansa. Kun osallistuminen perutaan, osallistujan tiedot poistetaan.

5. Kuinka kauan henkilötietoja säilytetään?

Ilmoittautumisen yhteydessä kerättyjä henkilötietoja säilytetään sen harrastuskauden ajan, jota ilmoittautuminen koskee.

Lukuvuoden 2026–2027 osallistujatietoja säilytetään kevätkauden 2027 loppuun asti (toukokuun loppu), minkä jälkeen ne poistetaan.

Jos harrastuspaikka perutaan ennen harrastuskauden päättymistä, osallistujan tiedot poistetaan perumisen yhteydessä.

6. Kenellä on pääsy henkilötietoihin ja kenelle tietoja voidaan luovuttaa?

Henkilötietoja käsittelevät Oksa-harrastustoiminnan koordinaattori sekä Oksa-harrastustoiminnassa työskentelevät ohjaajat siinä laajuudessa kuin tietoja tarvitaan harrastustoiminnan järjestämiseen, ohjaamiseen ja mahdollisten sijaisuuksien järjestämiseen.

Henkilötietoja ei myydä eikä luovuteta ulkopuolisille markkinointitarkoituksiin.

7. Henkilötietojen käsittelyssä käytettävät palvelut ja tietojen siirtäminen

Oksa-harrastustoimintaan ilmoittaudutaan verkkosivuilla olevan Squarespace-lomakkeen kautta.

Osallistujatietojen hallinnassa sekä tietojen jakamisessa Oksa-harrastustoiminnan koordinaattorin ja ohjaajien käyttöön käytetään myös käyttöoikeuksin rajattua pilvipalvelua.

Jos käytettävien teknisten palveluiden yhteydessä henkilötietoja käsitellään tai siirretään Euroopan talousalueen (ETA) ulkopuolelle, tietojen käsittelyssä ja siirtämisessä noudatetaan EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaisia vaatimuksia ja asianmukaisia suojatoimia.

8. Miten henkilötiedot suojataan?

Harrastustoiminnan osallistujatietoja säilytetään Knowla Educational Technologies Oy:n suojatulla tietokoneella sekä käyttöoikeuksin rajatussa pilvipalvelussa.

Pilvipalveluun on pääsy Oksa-harrastustoiminnan koordinaattorilla sekä toiminnassa työskentelevillä ohjaajilla.

Pääsy tietoihin on rajattu Oksa-harrastustoiminnan järjestämiseen osallistuviin henkilöihin. Tietoja käsitellään vain harrastustoiminnan järjestämiseen liittyvissä tehtävissä.

Tietojen käsittelyyn liittyviä riskejä vähennetään keräämällä vain toiminnan kannalta tarpeellisia henkilötietoja, rajaamalla järjestelmien käyttöoikeudet toiminnassa työskenteleviin henkilöihin sekä poistamalla tiedot määritellyn säilytysajan päätyttyä.

9. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on tietosuojalainsäädännön mukaisesti ja tilanteesta riippuen oikeus:

  • saada tietoa henkilötietojensa käsittelystä

  • tarkastaa itseään koskevat henkilötiedot

  • pyytää virheellisten tai puutteellisten tietojen korjaamista

  • pyytää henkilötietojen poistamista

Alaikäisen osallistujan henkilötietojen osalta oikeuksia voi tilanteesta riippuen käyttää hänen huoltajansa.

Henkilötietoja koskevan pyynnön voi lähettää osoitteeseen milla.manualproductions@gmail.com.

Rekisteröidyllä on lisäksi oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetun toimistolle, jos hän katsoo, että henkilötietoja on käsitelty tietosuojalainsäädännön vastaisesti.

10. Tietosuojaselosteen päivittäminen

Tietosuojaselostetta voidaan päivittää, jos henkilötietojen käsittelytavat tai toiminnassa käytettävät palvelut muuttuvat. Ajantasainen tietosuojaseloste pidetään saatavilla näillä verkkosivuilla.

Viimeksi päivitetty: 21.9.2026

Oksa Activities Privacy Notice

1. Data Controller

Knowla Educational Technologies Oy
Business ID: 3477016-9

For questions concerning privacy and the processing of personal data, please contact:

Email: milla.manualproductions@gmail.com

2. What personal data do we collect?

Personal data is collected from the participant or, in the case of a minor, from the participant’s parent or guardian when registering for Oksa activities through the Squarespace form on our website.

During registration, we collect the information necessary for organising the activities:

  • participant’s name

  • school

  • activity group

  • parent’s or guardian’s name and contact details

We only collect personal data that is necessary for organising the activities.

3. What do we use personal data for?

Personal data is processed for the purpose of organising and providing Oksa activities.

The data is used for:

  • managing registrations and participant lists

  • communicating with parents and guardians

  • ensuring that instructors and substitute instructors have access to the participant information they need

  • ensuring the safe delivery of the activities

Personal data is not used for marketing.

4. Basis for processing personal data

Personal data is processed on the basis of registration for Oksa activities and the organisation of those activities. The participant’s parent, guardian or another adult responsible for the participant provides the information necessary for organising the activities when registering the participant.

Participation can be cancelled at any time. When participation is cancelled, the participant’s personal data is deleted.

5. How long do we retain personal data?

Personal data collected during registration is retained for the activity period to which the registration applies.

Participant data for the 2026–2027 school year will be retained until the end of the spring 2027 activity period (the end of May), after which it will be deleted.

If participation is cancelled before the end of the activity period, the participant’s personal data will be deleted when the cancellation is made.

6. Who has access to personal data and to whom may it be disclosed?

Personal data is processed by the Oksa activities coordinator and instructors working in Oksa activities to the extent necessary for organising and providing the activities and arranging possible substitute instructors.

Personal data is not sold or disclosed to third parties for marketing purposes.

7. Services used for processing personal data and data transfers

Registration for Oksa activities takes place through a Squarespace form on our website.

A cloud service with restricted access is also used to manage participant data and make the information available to the Oksa activities coordinator and instructors.

If personal data is processed or transferred outside the European Economic Area (EEA) in connection with the technical services used, the processing and transfer of personal data will comply with the requirements of the EU General Data Protection Regulation (GDPR) and appropriate safeguards will be applied.

8. How is personal data protected?

Participant data is stored on a protected computer belonging to Knowla Educational Technologies Oy and in a cloud service with restricted access.

The Oksa activities coordinator and instructors working in the activities have access to the cloud service.

Access to the data is limited to people involved in organising Oksa activities. Personal data is processed only for tasks related to organising the activities.

Risks related to the processing of personal data are reduced by collecting only the personal data necessary for the activities, limiting system access to people working in the activities, and deleting the data when the defined retention period ends.

9. Rights of the data subject

Under data protection legislation and depending on the circumstances, the data subject has the right to:

  • receive information about how their personal data is processed

  • access their personal data

  • request the correction of inaccurate or incomplete personal data

  • request the deletion of personal data

In the case of a minor participant, these rights may, depending on the circumstances, be exercised by their parent or guardian.

Requests concerning personal data can be sent to milla.manualproductions@gmail.com.

The data subject also has the right to lodge a complaint with the Office of the Data Protection Ombudsman if they believe that their personal data has been processed in violation of data protection legislation.

10. Updates to this Privacy Notice

This Privacy Notice may be updated if our personal data processing practices or the services used in the activities change. The current Privacy Notice will be available on this website.

Last updated: 21 September 2026